Panduan Operasional
Dokumentasi Penggunaan TPQ Al Hikmah Gelogor
Dokumen ini berisi panduan login, hak akses role, dan langkah penggunaan fitur utama aplikasi Madania secara ringkas.
Gambaran Umum
Aplikasi ini dipakai untuk manajemen kegiatan TPQ: data santri, akun pengguna, absensi, setoran hafalan/doa, rapor, serta administrasi keuangan. Seluruh modul dipakai sesuai role akun yang login.
Cara Login
- Buka halaman login aplikasi.
- Masukkan username dan password yang diberikan admin.
- Klik tombol Login.
- Sistem akan mengarahkan Anda ke dashboard sesuai role akun.
Hak Akses Berdasarkan Role
| Role | Akses Utama |
|---|---|
| Admin | Semua modul: akun, data master, akademik, rapor, dan keuangan. |
| Guru (Wali Kelas) | Input absensi, setoran, nilai rapor, daftar nilai, lihat/cetak rapor. |
| Guru (non wali kelas) | Input nilai rapor sesuai mapel/kelas yang diampu. |
| Wali Santri | Umumnya fokus ke lihat/cetak rapor santri yang terhubung pada akunnya. |
Alur Cepat Penggunaan untuk Admin
- Atur identitas lembaga di menu Pengaturan Aplikasi.
- Kelola akun login di menu Manajemen Akun.
- Lengkapi data santri pada menu Data Profil Santri.
- Susun struktur pembelajaran: kelas dan mata pelajaran.
- Atur mapping materi setoran, lalu input setoran hafalan/doa.
- Kelola periode rapor sebelum input nilai dimulai.
- Input nilai rapor, cek Daftar Nilai, lalu lakukan lihat/cetak rapor atau export PDF.
- Kelola pembayaran, pengeluaran, dan pantau laporan keuangan.
Alur Cepat Penggunaan untuk Guru
- Masuk ke dashboard guru untuk melihat ringkasan aktivitas.
- Jika Anda wali kelas, isi absensi dan setoran kelas.
- Isi nilai rapor sesuai mapel/kelas yang tersedia pada akun Anda.
- Periksa kelengkapan nilai melalui menu Daftar Nilai.
- Buka menu Lihat/Cetak Rapor untuk cetak atau simpan PDF rapor.
Ringkasan Modul Utama
| Modul | Fungsi Inti | Akses |
|---|---|---|
| Manajemen Akun | Kelola akun admin, guru, dan wali santri. | Admin |
| Data Profil Santri | Tambah, ubah, dan pemetaan data santri ke kelas/wali. | Admin |
| Pembelajaran | Pengelolaan kelas, mapel, dan struktur pembelajaran. | Admin |
| Absensi | Input absensi harian santri, termasuk import template. | Admin, Guru Wali Kelas |
| Setoran Hafalan & Doa | Pencatatan setoran dan evaluasi hafalan/doa. | Admin, Guru Wali Kelas |
| Rapor | Input nilai, cek daftar nilai, lihat/cetak rapor. | Admin, Guru, Wali Kelas, Wali Santri (lihat rapor) |
| Keuangan TPQ | Pembayaran, pengeluaran, dan laporan keuangan PDF. | Admin |
Import Spreadsheet
- Gunakan template resmi yang disediakan sistem pada modul terkait.
- Jangan ubah struktur kolom template agar file dapat diproses.
- Pastikan periode/semester pada file sama dengan periode aktif di sistem.
- Upload file melalui tombol Import di modul absensi, setoran, atau rapor.
Checklist Operasional
Harian
- Input absensi santri per kelas.
- Input setoran hafalan/doa yang sudah berjalan.
- Catat pembayaran/pengeluaran pada hari tersebut (jika ada).
Mingguan / Bulanan
- Audit data santri, kelas, dan akun (pastikan aktif/nonaktif sesuai kondisi).
- Verifikasi progres nilai rapor melalui menu Daftar Nilai.
- Cek saldo dan cetak laporan keuangan untuk arsip lembaga.
Troubleshooting Singkat
- Tidak bisa login: cek kembali username, password, dan status akun aktif.
- Menu tidak muncul: pastikan role akun sesuai modul yang ingin dibuka.
- Import gagal: verifikasi format file sesuai template terbaru.
- Data rapor belum tampil: cek periode rapor aktif dan kelengkapan input nilai.
URL Penting
| Halaman | Path |
|---|---|
| Login | /auth atau /login |
| Dokumentasi | /dokumentasi atau /panduan |
| Dashboard Admin | /admin/dashboard |
| Dashboard Guru | /guru/dashboard |